Legea nr. 16/1996

• Fondul Arhivistic Național al României este alcătuit din documentele create de-a lungul timpului de organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de persoane fizice autorizate, de profesioniști care lucrează în baza unei legi speciale și de persoane fizice. Aceste documente constituie izvoare istorice, iar statul le asigură protecție specială art. 1.
• Documentele din Fond sunt: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de creatori români în străinătate art. 2.
• Administrarea, supravegherea și protecția specială a Fondului se fac de către Arhivele Naționale, înființate prin hotărâre a Guvernului, la nivel de direcție, în subordinea Ministerului Afacerilor Interne art. 3 alin. 1.
• Arhivele Naționale lucrează prin compartimentele specializate și prin serviciile județene ale Arhivelor Naționale art. 3 alin. 2. Ce se spune despre serviciile județene se aplică și Serviciului Municipiului București art. 43.
• În caz de război sau de calamități naturale, protecția specială se face de către creatori și deținători, cu sprijinul organelor cu atribuții speciale și cu asistența de specialitate a Arhivelor Naționale art. 3 alin. 3.
• Creatorii și deținătorii de documente (persoane fizice și juridice) răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor art. 4.

Arhivele Naționale acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la toți creatorii și deținătorii de documente art. 5. Pe scurt:

• elaborează norme și metodologii de lucru pentru întreaga activitate arhivistică (lit. a);
• controlează aplicarea legislației pe linia muncii de arhivă și stabilește măsurile care se impun (lit. b);
• preiau de la creatori și deținători documentele din Fond, în condițiile și la termenele din lege (lit. c);
• asigură evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor pe care le dețin (lit. d);
• asigură documentele pe bază de microfilme și alte forme de reproducere (lit. e);
• constituie și dezvoltă banca de date a Arhivelor Naționale (lit. f);
• editează „Revista Arhivelor” și alte publicații de specialitate (lit. g);
• asigură pregătirea și specializarea personalului prin Facultatea de Arhivistică și Școala Națională de Perfecționare Arhivistică (lit. h);
• atestă, la cerere sau din oficiu, dacă un document face sau nu parte din Fond (lit. i);
• autorizează scoaterea temporară peste graniță a documentelor din Fond, pentru expunere sau documentare la manifestări științifice sau culturale internaționale (lit. j);
• întrețin relații cu instituțiile similare din străinătate (lit. k);
• asigură protecția documentelor din Fond: apărarea secretului de stat, paza și conservarea lor, în timp de pace, la mobilizare sau război (lit. l).

În cadrul Arhivelor Naționale funcționează un consiliu științific (specialiști ai Arhivelor Naționale, cercetători, cadre didactice universitare, specialiști din ministere), care face propuneri privind normele, publicațiile și dezvoltarea activității arhivistice. Regulamentul lui este aprobat de directorul Arhivelor Naționale art. 6.

• Creatorii și deținătorii sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern și a celor ieșite art. 7.
• Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, după problematică și după termenele de păstrare din nomenclatorul documentelor de arhivă. Nomenclatorul îl întocmește fiecare creator, pentru documentele proprii art. 8 alin. 1.
• Nomenclatoarele creatorilor de la nivel central se aprobă de Arhivele Naționale; ale celorlalți creatori, de serviciile județene ale Arhivelor Naționale. Modelul este în anexa nr. 1 art. 8 alin. 2.
• Documentele se depun la depozitul arhivei creatorului în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire (anexele nr. 2 și 3) art. 9 alin. 1.
• Intrările și ieșirile de unități arhivistice din depozit se țin într-un registru (anexa nr. 4) art. 9 alin. 2.
• Scoaterea documentelor din evidența arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorului sau deținătorului și cu avizul Arhivelor Naționale sau al serviciilor județene, în trei situații: în urma selecționării, a transferului în alt depozit de arhivă sau a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat art. 9 alin. 3.

• În cadrul Arhivelor Naționale funcționează comisia centrală de selecționare (pentru creatorii de la nivel central), iar în fiecare serviciu județean câte o comisie de selecționare (pentru ceilalți creatori) art. 10 alin. 1.
• În fiecare unitate creatoare și deținătoare de documente funcționează o comisie de selecționare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unității, compusă din: un președinte, un secretar și un număr impar de membri, numiți din rândul specialiștilor proprii art. 11 alin. 1.
• Comisia se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar, analizează fiecare unitate arhivistică și îi stabilește valoarea practică sau istorică. Hotărârea se consemnează într-un proces-verbal (anexa nr. 5) art. 11 alin. 1.
• Procesul-verbal de selecționare, împreună cu inventarele documentelor propuse spre eliminare și cu inventarele documentelor care se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecționare (creatorii de la nivel central) sau comisiilor din serviciile județene (ceilalți) art. 11 alin. 2.
• Documentele se scot din evidență și se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale acestor comisii art. 11 alin. 3.
• La administratorul unic, răspunderea pentru selecționare o poartă acesta art. 11 alin. 4.

• Documentele se păstrează în condiții corespunzătoare și se asigură împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege art. 12 alin. 1.
• Persoanele juridice le păstrează în spații special amenajate pentru arhivă. Construcțiile noi ale creatorilor și deținătorilor de arhivă sunt avizate de Arhivele Naționale numai dacă au spații pentru păstrarea documentelor art. 12 alin. 2.
• Arhivele Naționale și serviciile județene pot prelungi termenul de păstrare la deținători până la asigurarea spațiilor necesare preluării art. 12 alin. 3.
• Depozitele de arhivă se dotează cu mijloace adecvate de păstrare și protejare și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor art. 12 alin. 4.

Persoanele juridice depun documentele spre păstrare permanentă la Arhivele Naționale și la serviciile județene art. 13 alin. 1:

• Documentele pot fi ținute și după termenul de depunere, dacă sunt necesare activității, cu aprobarea directorului Arhivelor Naționale (nivel central) sau a șefilor serviciilor județene (ceilalți) art. 14 alin. 1.
• Își păstrează documentele proprii și după aceste termene: Ministerul Apărării Naționale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informații, Serviciul de Informații Externe, Serviciul de Protecție și Pază, alte organe cu atribuții în domeniul siguranței naționale și Academia Română art. 14 alin. 2.
• Organizațiile particulare și persoanele fizice pot depune documente la Arhivele Naționale sub formă de custodie sau donație, scutite de taxe și impozite art. 15 alin. 1.
• Cine vrea să vândă documente din Fond este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naționale, care au prioritate la cumpărare și trebuie să se pronunțe în 60 de zile de la înregistrarea comunicării art. 15 alin. 2.
• Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale cetățenilor, se păstrează de creatori și deținători art. 16.
• Creatorii și deținătorii de la art. 14 și 15 depun la Arhivele Naționale câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente, la expirarea termenelor de depunere art. 17.
• Faliment fără continuator: documentele cu valoare istorică se preiau de Arhivele Naționale; cele cu valoare practică (stagii de cotizare la asigurările sociale) se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în servicii arhivistice art. 18 alin. 1. Lichidatorii și operatorii notifică Arhivele Naționale în 15 zile de la încheierea contractelor art. 18 alin. 5.
• Servicii arhivistice (păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică, utilizarea documentelor cu valoare practică) pot presta numai operatorii economici cu autorizație de funcționare de la Arhivele Naționale art. 19 alin. 1. Autorizația se dă contra cost, pe 3 ani, și poate fi reînnoită pe aceeași perioadă art. 19 alin. 2 și 3.
• Autorizația se suspendă pentru cel mult 3 luni, de exemplu când operatorul a fost sancționat contravențional de cel puțin 3 ori într-un an art. 20 alin. 1; suspendarea intră în vigoare în 5 zile de la notificare art. 20 alin. 2. Se retrage, între altele, la două suspendări într-un an sau dacă operatorul nu a prestat servicii arhivistice timp de 2 ani de la eliberare art. 21 alin. 1.
• Persoanele juridice care își schimbă regimul de proprietate sau obiectul de activitate și noii deținători care preiau patrimoniul trebuie să ia măsuri pentru păstrarea, conservarea și evidența arhivei art. 24 alin. 1. Carnetele de muncă se predau titularilor sau succesorilor legali art. 24 alin. 4.
• Arhivele notariale sunt deținute numai de birourile notariale, camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici art. 26 alin. 1.
• Documentele din Fond intrate în depozitele Arhivelor Naționale nu mai pot fi retrase, cu excepția celor predate în custodie art. 27.

• Creatorii și deținătorii trebuie: să le administreze astfel încât să păstreze integritatea, autenticitatea și posibilitatea de utilizare; să adopte un sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale; să asigure accesul și modificarea datelor în mod controlat, identificabil și databil; să permită exportul datelor din sistem art. 27^1 alin. 1.
• Formatele agreate pentru documentele electronice cu termen de păstrare permanent se aprobă prin dispoziție a directorului Arhivelor Naționale; conversia datelor revine creatorilor și deținătorilor art. 27^1 alin. 3.

• Documentele pot fi folosite pentru: cercetare științifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acțiuni educative, elaborarea de publicații și eliberarea de copii, extrase și certificate art. 28 alin. 1.
• Pot fi consultate, la cerere, de cetățeni români și străini, după 30 de ani de la crearea lor. Înainte de acest termen, numai cu aprobarea conducerii unității creatoare sau deținătoare art. 28 alin. 2.
• Documentele de valoare deosebită nu se expun public în original, ci sub formă de reproduceri art. 28 alin. 3.
• Creatorii, deținătorii sau succesorii lor eliberează, în maximum 60 de zile calendaristice de la cerere (depusă în format letric sau electronic), certificate, adeverințe, copii și extrase, dacă se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant art. 29 alin. 1. Ele se eliberează în format letric și se predau la sediu, personal sau prin reprezentant legal, ori se trimit prin curier/poștă cu confirmare de primire, pe cheltuiala solicitantului art. 29 alin. 1^1.
• Serviciile Arhivelor Naționale pentru rezolvarea solicitărilor se fac contra cost art. 29 alin. 2.
• Nu se dau în cercetare documentele care: privesc siguranța, integritatea teritorială și independența statului român; pot leza drepturile și libertățile individuale ale cetățeanului; sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare (stabilită de comisia de specialitate, prin proces-verbal); nu sunt prelucrate arhivistic art. 30 alin. 2. Stabilirea lor o face deținătorul legal, potrivit anexei nr. 6 art. 30 alin. 3.

• Creatorii și deținătorii, persoane juridice, au obligația de a înființa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu problemele de arhivă, în funcție de valoarea și cantitatea documentelor art. 31 alin. 1.
• Desemnarea personalului, structura și competența compartimentului de arhivă se stabilesc de conducerea unității, cu avizul Arhivelor Naționale sau al serviciilor județene art. 31 alin. 2.
• Formarea, atestarea și perfecționarea personalului de specialitate se fac prin Facultatea de Arhivistică și Școala Națională de Perfecționare Arhivistică art. 32.
• Personalul de specialitate al Arhivelor Naționale face parte din categoria funcționarilor publici art. 33.

• Nerespectarea legii atrage răspunderea contravențională, civilă sau penală art. 34.
• Infracțiuni: scoaterea peste graniță, fără drept, a documentelor din Fond – închisoare de la un an la 5 ani sau amendă art. 35 alin. 1; înstrăinarea lor, fără drept, către persoane fizice sau juridice străine – închisoare de la 2 la 7 ani art. 35 alin. 2. Tentativa se pedepsește art. 35 alin. 3.
• Contravenții art. 36: neinventarierea documentelor sau neîntocmirea nomenclatorului arhivistic (lit. a); nepredarea la arhiva proprie a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar și proces-verbal (lit. b); neselecționarea documentelor la termenele din nomenclator (lit. c); neasigurarea condițiilor de păstrare și protejare (lit. d); nepredarea documentelor la Arhivele Naționale la expirarea termenelor (lit. e); vânzarea sau oferta de vânzare fără respectarea priorității Arhivelor Naționale (lit. f); nedepunerea inventarelor (lit. g); neeliberarea în termen a certificatelor și adeverințelor, prestarea de servicii arhivistice fără autorizație, necomunicarea înființării, reorganizării sau desființării (lit. h); nerespectarea condițiilor de păstrare, conservare și acces la documente (lit. i).
• Amenda: de la 1.000 lei la 25.000 lei art. 37 alin. 1; se aplică și persoanei juridice art. 37 alin. 2.
• Contravenientul poate plăti jumătate din amenda aplicată în cel mult 15 zile de la înmânarea sau comunicarea procesului-verbal art. 37 alin. 2^1.
• La vânzarea fără respectarea priorității, Arhivele Naționale pot cere instanței anularea actului de vânzare art. 37 alin. 3.
• Contravențiile se constată și se sancționează de împuterniciții Arhivelor Naționale și ai serviciilor județene art. 38.
• Plângerea împotriva procesului-verbal: în 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârșită contravenția art. 39.

• Creatorii și deținătorii comunică în scris Arhivelor Naționale, în 30 de zile, documentele care le atestă înființarea, reorganizarea sau desființarea și măsurile luate pentru arhivarea documentelor art. 41.
• Denumirile „Direcția Generală a Arhivelor Statului” și „Arhivele Statului” se înlocuiesc cu „Arhivele Naționale” art. 42.
• Anexele nr. 1–6 fac parte integrantă din lege art. 44: 1 – nomenclatorul arhivistic; 2 – inventarul; 3 – procesul-verbal de predare-primire; 4 – registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice; 5 – procesul-verbal de selecționare; 6 – lista termenelor de cercetare.