H.G. nr. 395/2016

• Orice situație fără reglementare explicită se interpretează prin prisma principiilor de la art. 2 alin. (2) din Lege art. 1 alin. 1.
• Autoritatea contractantă ia toate măsurile ca să evite conflictul de interese și împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenței art. 1 alin. 2. Dacă apare o astfel de situație, îi elimină efectele prin măsuri corective de modificare, încetare, revocare sau anulare a actelor art. 1 alin. 3.
• Autoritatea contractantă este responsabilă pentru modul de atribuire a contractului/acordului-cadru, inclusiv achiziția directă art. 1 alin. 4.

Dacă structura instituției nu permite un compartiment distinct, atribuțiile lui sunt îndeplinite de una sau mai multe persoane, însărcinate prin act administrativ al conducătorului autorității contractante art. 2 alin. 2.

Atribuțiile principale ale compartimentului art. 2 alin. 3:

• a) face demersurile pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea înregistrării în SEAP sau recuperarea certificatului digital;
• b) elaborează și actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte compartimente, programul anual al achizițiilor publice și, dacă este cazul, strategia anuală de achiziții;
• c) elaborează sau coordonează elaborarea documentației de atribuire și a strategiei de contractare (la concursul de soluții: a documentației de concurs);
• d) îndeplinește obligațiile de publicitate prevăzute de Lege;
• e) aplică și finalizează procedurile de atribuire;
• f) realizează achizițiile directe;
• g) constituie și păstrează dosarul achiziției publice.

Celelalte compartimente sunt obligate să sprijine compartimentul de achiziții art. 2 alin. 4, în special prin art. 2 alin. 5: transmiterea referatelor de necesitate; transmiterea specificațiilor tehnice; informații despre prețul unitar/total actualizat, după o cercetare a pieței sau pe bază istorică; informarea despre fondurile alocate și poziția bugetară; informarea justificată despre modificările apărute în execuția contractelor (cauza, motivele, oportunitatea); transmiterea documentului constatator.

Autoritatea contractantă poate cumpăra servicii de consultanță, numite servicii auxiliare achiziției, pentru sprijinirea compartimentului art. 2 alin. 6.

• Este un document intern emis de fiecare compartiment în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor; cuprinde necesitățile de produse, servicii și lucrări și prețul unitar/total al acestora art. 3 alin. 1.
• Excepție: dacă necesitatea nu este previzibilă, referatul se poate elabora la momentul identificării necesității art. 3 alin. 2.
• Poate fi modificat ori de câte ori este necesar, cu două condiții: modificarea să fie făcută înainte de inițierea procedurii de atribuire și compartimentul de achiziții să fie notificat în timp util art. 3 alin. 3.

• Orice autoritate contractantă și orice operator economic care folosește SEAP trebuie să ceară înregistrarea și reînnoirea înregistrării art. 5 alin. 1.
• Răspunderea pentru deciziile luate la achiziția prin mijloace electronice revine autorității contractante; pentru funcționarea tehnică a SEAP răspunde operatorul sistemului art. 5 alin. 2 și 3.
• Orice modificare a datelor de înregistrare se transmite operatorului SEAP în cel mult 3 zile lucrătoare art. 7.

Strategia de contractare este documentul fiecărei proceduri cu valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile de la art. 7 alin. (5) din Lege art. 9 alin. 2. În ea se justifică: procedura aleasă, tipul de contract, mecanismele de plată, alocarea riscurilor și penalitățile, valoarea estimată, criteriile de calificare, criteriul de atribuire și factorii de evaluare, decizia de a nu împărți pe loturi art. 9 alin. 3.

Procesul de achiziție se poate realiza: cu resursele proprii ale autorității; prin unități centralizate de achiziție înființate prin hotărâre a Guvernului; cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziție art. 11 alin. 1.

• Se face numai când procesele de achiziție planificate într-un an bugetar cuprind cheltuieli de capital mai mari de 125 milioane de lei art. 11 alin. 2.
• Se realizează în ultimul trimestru al anului anterior și se aprobă de conducătorul autorității contractante art. 11 alin. 3.
• Se poate modifica sau completa, cu aceeași aprobare; necesitățile noi se introduc numai dacă sunt identificate sursele de finanțare art. 11 alin. 4 și 5.
• Se elaborează pe baza a cel puțin: nevoile identificate, valoarea estimată a fiecărei nevoi, capacitatea profesională existentă, resursele existente și necesarul de resurse externe art. 11 alin. 6.

• Este obligatoriu și este un instrument managerial pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de achiziții art. 12 alin. 1.
• Forma inițială se elaborează în trimestrul IV al anului anterior, pe baza referatelor de necesitate, și cuprinde toate contractele/acordurile-cadru pe care autoritatea intenționează să le atribuie în anul următor art. 12 alin. 2.
• La forma inițială se ține cont de: necesitățile obiective, gradul lor de prioritate și anticipările privind sursele de finanțare art. 12 alin. 3.
• După aprobarea bugetului propriu, programul se actualizează în funcție de fondurile aprobate art. 12 alin. 4.
• Extrase din program se publică semestrial în SEAP, iar orice modificare a lor în 5 zile lucrătoare art. 12 alin. 6.
• Pentru proiectele din fonduri nerambursabile sau de cercetare-dezvoltare se face un program distinct pentru fiecare proiect, după semnarea contractului de finanțare art. 13.
• Programul se poate modifica sau completa, cu condiția identificării surselor de finanțare art. 14 alin. 2.
• Formularul de program se pune la dispoziție prin ordin al președintelui ANAP art. 15.

Conținutul minim al programului art. 12 alin. 5: a) obiectul contractului/acordului-cadru; b) codul CPV; c) valoarea estimată, în lei, fără TVA; d) sursa de finanțare; e) procedura stabilită; f) data estimată pentru inițierea procedurii; g) data estimată pentru atribuirea contractului; h) modalitatea de derulare – online sau offline; i) codul unic de identificare a fiecărui obiect de contract.

• Achizițiile directe se realizează de compartimentul intern specializat art. 2 alin. 3 lit. f.
• Compartimentul ține evidența achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări, ca anexă la programul anual al achizițiilor publice art. 14 alin. 1.
• Operatorii economici înregistrați pot publica în SEAP un catalog cu produsele, serviciile sau lucrările oferite, cu preț, actualizat permanent art. 45 alin. 2. Consultarea operatorilor pentru obținerea ofertelor se poate face prin catalogul electronic din SEAP sau prin orice alte modalități art. 45 alin. 3.
• La contractele atribuite prin cumpărare directă, documentul constatator se emite doar la cererea contractantului art. 166 alin. 6.
• Articolele 43, 44 și 46 sunt abrogate; normele nu mai cuprind praguri valorice pentru achiziția directă, ci doar trimit la art. 7 alin. (7) din Lege art. 45 alin. 3.

• Valoarea estimată = valoarea totală de plată, fără TVA, cu toate opțiunile și prelungirile prevăzute explicit în documentele achiziției art. 16 alin. 1^1.
• Obiectul achiziției se pune în corespondență cu codul/codurile CPV care îl descriu cât mai exact art. 16 alin. 2.
• Procedura se alege în funcție de: valoarea estimată, complexitatea contractului și îndeplinirea condițiilor specifice ale procedurii art. 17 alin. 1.
• La alegerea procedurii, autoritatea se raportează la valoarea produselor, serviciilor și lucrărilor destinate unor utilizări identice sau similare art. 17 alin. 2.

• Este facultativă, face parte din etapa de planificare/pregătire și se folosește la achiziții cu grad ridicat de complexitate tehnică, financiară sau contractuală ori din domenii cu progres tehnologic rapid. Se inițiază prin publicarea în SEAP a unui anunț privind consultarea art. 18 alin. 1.
• Orice persoană/organizație interesată poate transmite opinii, sugestii sau recomandări art. 19 alin. 1; autoritatea le poate lua în considerare dacă le consideră relevante art. 19 alin. 3 și poate organiza întâlniri individuale sau comune art. 19 alin. 4.
• Rezultatul consultării se publică în SEAP nu mai târziu de momentul inițierii procedurii de atribuire art. 19 alin. 5.

Documentația de atribuire este alcătuită din art. 20 alin. 1: a) DUAE și instrucțiunile către ofertanți/candidați; b) caietul de sarcini sau documentul descriptiv (la dialog competitiv, negociere, parteneriat pentru inovare); c) proiectul de contract cu clauzele contractuale obligatorii; d) formulare și modele de documente.

• Autoritatea contractantă generează electronic DUAE, completat cu criteriile de calificare și selecție, și îl atașează în SEAP art. 20 alin. 5.
• Dacă DUAE și anunțul de participare nu se potrivesc, prevalează informațiile din anunț, iar DUAE se revizuiește art. 20 alin. 7.
• Caietul de sarcini conține obligatoriu specificații tehnice art. 20 alin. 10; cerințele tehnice țin seama de accesibilitatea pentru persoanele cu dizabilități art. 20 alin. 11.
• La dialogul competitiv, primele pentru participanți nu pot depăși 2% din valoarea estimată a contractului; câștigătorul nu primește primă art. 20 alin. 14 și 15.
• Procedura se poate iniția numai după ce documentația de atribuire și documentele-suport au fost elaborate și aprobate art. 21 alin. 1; ele se transmit spre publicare în SEAP în zilele lucrătoare art. 21 alin. 2.
• Documentele-suport: declarația privind persoanele cu funcții de decizie din autoritatea contractantă și strategia de contractare art. 21 alin. 3.
• Operatorul SEAP publică anunțul în cel mult o zi lucrătoare; anunțul de participare simplificat în cel mult două zile lucrătoare de la primirea acceptului de publicare art. 24 alin. 5.
• Răspunsurile la solicitările de clarificări se postează în SEAP, semnate cu semnătură electronică extinsă art. 27 alin. 1.

• Criteriile de calificare arată potențialul tehnic, financiar și organizatoric al operatorului art. 29 alin. 1. Criteriile de selecție aleg candidații cu cea mai mare capacitate, la procedurile în mai multe etape art. 29 alin. 2.
• Criteriile care apar doar în caietul de sarcini și nu sunt în anunțul de participare sunt considerate clauze nescrise art. 30 alin. 6.
• Nu se pot cere criterii de calificare fără relevanță sau disproporționate față de natura și complexitatea contractului art. 31 alin. 1.
• La „cel mai bun raport calitate-preț/calitate-cost” se folosesc factori de evaluare cu ponderi sau un algoritm de calcul, descriși clar în documentație art. 32 alin. 1 și 2. La contractele de la art. 187 alin. (8) din Lege, ponderea prețului nu poate fi mai mare de 40% art. 32 alin. 6.
• La „prețul cel mai scăzut” se compară numai prețurile ofertelor admisibile art. 34.

• Garanția de participare protejează autoritatea contractantă de comportamentul necorespunzător al ofertantului pe durata procedurii art. 35 alin. 1.
• Se reține când ofertantul: își retrage oferta în perioada de valabilitate; fiind câștigător, nu constituie garanția de bună execuție; refuză să semneze contractul în perioada de valabilitate a ofertei art. 37 alin. 1.
• Garanția de bună execuție asigură îndeplinirea cantitativă, calitativă și la termen a contractului art. 39 alin. 1. Se constituie în 5 zile lucrătoare de la semnarea contractului; termenul se poate prelungi la cererea justificată a contractantului, fără a depăși 15 zile de la semnare art. 39 alin. 3.
• Dacă se constituie prin rețineri succesive, suma inițială depusă în cont nu poate fi mai mică de 0,5% din prețul contractului, fără TVA art. 40 alin. 6; contul este purtător de dobândă în favoarea contractantului art. 40 alin. 9.
• Autoritatea poate emite pretenții asupra garanției oricând pe parcursul contractului, în limita prejudiciului, după ce notifică atât contractantul, cât și emitentul garanției art. 41.

• În aceeași procedură, un ofertant nu poate depune două sau mai multe oferte individuale și/sau comune și nu poate depune ofertă și, în același timp, să fie subcontractant în altă ofertă art. 47.
• Susținerea unui terț se dovedește prin angajament ferm art. 48 alin. 1.
• Dacă după publicare apar modificări, se publică un anunț de tip erată, cel târziu cu 3 zile lucrătoare înainte de data depunerii ofertelor art. 55 alin. 1.

Când licitația deschisă nu se poate derula electronic din motive tehnice imputabile operatorului SEAP, se organizează o ședință de deschidere a ofertelor art. 64: poate participa orice ofertant; nu se respinge nicio ofertă, cu excepția celor fără dovada garanției de participare; se încheie proces-verbal, transmis tuturor participanților; oferta întârziată sau depusă la altă adresă se returnează nedeschisă.

Dacă ofertantul de pe primul loc nu dovedește îndeplinirea criteriilor de calificare, se cer documentele justificative ofertantului de pe locul următor, căruia i se atribuie contractul dacă îndeplinește criteriile art. 66 alin. 1 și 2.

• Acordul-cadru nu poate depăși 4 ani, decât în cazuri excepționale, justificate art. 107 alin. 2 lit. a. Contractele subsecvente se încheie numai în perioada de valabilitate a acordului-cadru, dar durata lor o poate depăși art. 107 alin. 3 și 4.
• Sistemul dinamic de achiziții se folosește pentru achiziții de uz curent și nu poate avea o valabilitate mai mare de 4 ani art. 112 alin. 1 și alin. 3 lit. d.
• O rundă de licitație electronică durează minimum o zi, cu pauză de minimum o zi între runde art. 119 alin. 1. Sistemul nu dezvăluie identitatea ofertanților art. 121 alin. 3.

• Oferta are caracter obligatoriu pe toată perioada de valabilitate art. 124 alin. 1.
• Dacă ofertantul nu prelungește valabilitatea ofertei la cererea autorității, oferta este respinsă ca inacceptabilă art. 124 alin. 3.
• Riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forța majoră sau cazul fortuit, sunt în sarcina operatorului economic art. 125.

Componență art. 126

• Autoritatea contractantă desemnează persoanele responsabile de evaluare, care formează comisia de evaluare (alin. 1). Membrii pot fi din compartimentele autorității și, la cerere motivată, din entitatea finanțatoare (alin. 2).
• Pe lângă comisie pot fi desemnați specialiști externi – experți cooptați (alin. 3).
• Comisia se poate numi pentru fiecare contract sau pentru mai multe contracte, dacă sunt de complexitate redusă (alin. 4).
• Autoritatea numește o persoană responsabilă cu aplicarea procedurii, din compartimentul de achiziții (alin. 6).
• Președintele poate fi limitat la aspectele de organizare și reprezentare; în acest caz nu are drept de vot (alin. 7).
• Membrii nu trebuie să fie în relații de subordonare ierarhică între ei, în măsura în care structura organizatorică permite (alin. 8).
• Se pot numi membri de rezervă; înlocuirea se face numai dacă membrul nu își mai poate îndeplini atribuțiile, iar membrul de rezervă rămâne până la finalizarea procedurii (alin. 9–11).

Atribuții art. 127 alin. 1: deschiderea ofertelor; verificarea criteriilor de calificare; selecția candidaților; desfășurarea dialogului și a negocierilor; verificarea conformității propunerilor tehnice cu caietul de sarcini; evaluarea propunerilor tehnice; verificarea propunerilor financiare (inclusiv verificarea aritmetică și încadrarea în fonduri); elaborarea solicitărilor de clarificări; stabilirea ofertelor inacceptabile și/sau neconforme și a motivelor; stabilirea ofertelor admisibile; aplicarea criteriului de atribuire; stabilirea ofertei câștigătoare sau propunerea de anulare a procedurii; elaborarea proceselor-verbale, a rapoartelor intermediare și a raportului procedurii.

• Rapoartele se înaintează de președintele comisiei conducătorului autorității contractante, spre aprobare art. 127 alin. 2.
• Dacă nu aprobă raportul, conducătorul motivează în scris și poate: să returneze raportul o singură dată pentru corectare sau reevaluare parțială; să ceară o reevaluare completă, caz în care se numește o nouă comisie art. 127 alin. 3.

Experții cooptați art. 128: nu au drept de vot; întocmesc rapoarte de specialitate și răspund profesional pentru acuratețea și realitatea informațiilor din ele (alin. 3 și 4). Membrii care nu sunt de acord cu raportul expertului scriu o notă individuală, anexă la raportul procedurii (alin. 6).

Confidențialitate și conflict de interese art. 129–130

• Membrii comisiei și experții cooptați păstrează confidențialitatea asupra conținutului ofertelor art. 129 alin. 1.
• La întrunirile comisiei participă numai membrii, experții cooptați și persoanele împuternicite de ANAP; excepție face ședința de deschidere a ofertelor art. 129 alin. 3.
• Semnează pe propria răspundere o declarație de confidențialitate și imparțialitate art. 130 alin. 1, înainte de preluarea atribuțiilor, după data și ora-limită de depunere a ofertelor. Declarația cuprinde: numele și prenumele, data și locul nașterii, domiciliul actual, codul numeric personal art. 130 alin. 2.
• Cine constată că este în conflict de interese cere de îndată înlocuirea sa art. 130 alin. 3. Conflictul de interese poate fi sesizat și de terți, iar autoritatea este obligată să verifice art. 130 alin. 4 și 5.

Modul de lucru art. 131

• Se stabilește de comun acord între membri (alin. 1); documentele se pot analiza individual și/sau în ședințe comune (alin. 2).
• Deciziile se iau cu votul a cel puțin 2/3 dintre membrii cu drept de vot (alin. 3).
• La divergențe, președintele cere reanalizarea, consemnată în proces-verbal (alin. 6 și 7); dacă nu se ajunge la acord, decizia finală se ia cu votul majorității (alin. 8). Cei care nu sunt de acord scriu o notă individuală, anexă la raportul procedurii (alin. 9).

• Îndeplinirea criteriilor de calificare se verifică prin analizarea DUAE; documentele doveditoare se cer ofertantului clasat pe primul loc art. 132 alin. 1 și 2.
• Pentru neconcordanțe la garanția de participare, comisia cere clarificări în o zi lucrătoare de la data-limită de depunere a ofertelor, iar ofertantul are 3 zile să răspundă, altfel oferta este respinsă ca inacceptabilă art. 132 alin. 3.
• Termenul pentru clarificări se stabilește numai la nivel de zile lucrătoare, fără o oră anume art. 134 alin. 1.
• Dacă ofertantul nu răspunde la timp sau răspunsul nu este concludent, oferta este inacceptabilă art. 134 alin. 5. La fel, dacă prin răspuns modifică propunerea tehnică sau financiară art. 134 alin. 6, cu excepția viciilor de formă, a abaterilor tehnice minore și a erorilor aritmetice art. 134 alin. 7 și 10.
• O abatere nu este „tehnică minoră” dacă, între altele, valoarea ei depășește 1% din prețul total al ofertei sau ar schimba clasamentul art. 134 alin. 9.
• Ofertantul care nu acceptă îndreptarea erorilor aritmetice sau a viciilor de formă are oferta inacceptabilă art. 134 alin. 11, art. 135 alin. 2.
• Preț aparent neobișnuit de scăzut: prețul ofertat, fără TVA, este mai mic de 80% din valoarea estimată a contractului art. 136 alin. 4. Comisia cere explicații; dacă nu sunt date sau nu justifică prețul, oferta este neconformă art. 136 alin. 1 și 3.

• Comisia respinge ofertele inacceptabile, neconforme și neadecvate art. 137 alin. 1. Ofertele nerespinse sunt oferte admisibile, iar oferta câștigătoare se stabilește numai dintre ele art. 137 alin. 4 și 5.
• La „prețul cel mai scăzut”: clasament în ordine crescătoare a prețurilor; la egalitate pe primul loc se cere o nouă propunere financiară art. 138 alin. 1 și 2.
• La „cel mai bun raport calitate-preț/calitate-cost”: clasament în ordine descrescătoare a punctajelor; la egalitate, departajare după punctajul la factorii de evaluare, în ordinea descrescătoare a ponderilor, apoi noi propuneri financiare art. 139.
• Prețurile se compară întotdeauna la valoarea fără TVA art. 141.

• SEAP generează automat notificări către toți ofertanții cu privire la rezultat art. 142 alin. 1.
• Contractul se încheie cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită câștigătoare art. 143 alin. 1.
• Autoritatea nu poate amâna încheierea contractului ca să creeze circumstanțe artificiale de anulare a procedurii art. 145.
• La anularea procedurii, autoritatea comunică în scris tuturor participanților, în cel mult 3 zile de la anulare, motivul anulării și încetarea obligațiilor asumate prin ofertă art. 146 alin. 1.
• Anexele contractului art. 147 alin. 1: caietul de sarcini; oferta (propunerea tehnică și cea financiară); garanția de bună execuție; angajamentul ferm al terțului susținător; contractele cu subcontractanții; acordul de asociere.
• Dacă propunerea tehnică este inferioară caietului de sarcini, prevalează caietul de sarcini art. 147 alin. 2.

Îl constituie și îl păstrează compartimentul de achiziții art. 2 alin. 3 lit. g. Cuprinde, între altele art. 148: strategia de contractare; anunțul de intenție și anunțul de participare, cu dovada transmiterii spre publicare; erata; documentația de atribuire; decizia de numire a comisiei de evaluare și a experților cooptați; declarațiile de confidențialitate și imparțialitate; procesul-verbal al ședinței de deschidere; formularele de ofertă; DUAE și documentele de calificare; solicitările de clarificări și clarificările; raportul intermediar; procesele-verbale de evaluare, negociere, dialog; raportul procedurii de atribuire și anexele; dovada comunicărilor privind rezultatul; contractul semnat și actele adiționale; anunțul de atribuire; contestațiile și deciziile Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor; hotărârile instanțelor; documentul constatator; decizia de anulare a procedurii.

La procedurile electronice, documentele se arhivează potrivit Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică art. 149 alin. 1.

• Subcontractanții pot fi înlocuiți sau introduși pe parcurs numai cu acordul autorității contractante art. 156. Contractele și declarațiile noilor subcontractanți se prezintă cu cel puțin 15 zile înainte de începerea lucrărilor/serviciilor art. 154.
• Personalul de specialitate nominalizat se înlocuiește numai cu acceptul autorității contractante art. 162 alin. 1.
• Prelungirea contractelor de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate, care expiră la 31 decembrie: este permisă dacă posibilitatea de suplimentare și nivelul ei maxim au fost prevăzute în documentația de atribuire, dacă există clauza privind resursele financiare, dacă valoarea estimată a inclus suplimentarea și dacă prelungirea nu depășește 4 luni art. 165 alin. 1. Anunțul privind modificarea se publică în SEAP în 30 de zile art. 165 alin. 2.
• Documentul constatator arată cum și-a îndeplinit contractantul obligațiile; se emite în 14 zile de la finalizarea livrării/prestării sau de la recepție art. 166 alin. 1. Un exemplar se dă contractantului și unul rămâne la dosarul achiziției art. 166 alin. 3. Poate fi contestat potrivit Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004 art. 166 alin. 4. Documentele constatatoare negative se publică în SEAP în 60 de zile de la emitere art. 166 alin. 5. Se pot emite și pe durata contractului, la fiecare 90 de zile art. 166 alin. 5^2.