Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015

• Consemnarea operațiunilor: entitățile consemnează operațiunile economico-financiare în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate (în jurnale, fișe și alte documente contabile) pct. 1.
• Elementele principale ale documentului justificativ pct. 2:
  • denumirea documentului;
  • denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;
  • numărul documentului și data întocmirii;
  • părțile care participă la efectuarea operațiunii (când este cazul);
  • conținutul operațiunii și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării ei;
  • datele cantitative și valorice aferente operațiunii, după caz;
  • numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii.
• Mențiuni pe orice document emis: forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social, după caz pct. 3.
• Calitatea de document justificativ: o dobândesc numai documentele care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare pct. 4.
• Răspunderea: documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate pct. 5.
• Cumpărări de la persoane fizice pe bază de borderou de achiziție/carnet de comercializare: se pot înregistra în contabilitate numai dacă se face dovada intrării în gestiune a bunurilor pct. 6.
• Servicii prestate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit: cheltuielile se înregistrează pe baza contractelor sau convențiilor civile și a documentului de plată (dispoziție de plată/încasare, chitanță, ordin de plată) pct. 7.

• Limba și moneda: contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională pct. 8.
• Operațiunile în valută: contabilitatea lor se ține atât în moneda națională, cât și în valută; valuta înseamnă altă monedă decât moneda națională pct. 8.
• Altă limbă și altă monedă: documentele financiar-contabile pot fi întocmite astfel doar dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ pct. 9.
• Documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note) trebuie să cuprindă pct. 10:
  • denumirea entității;
  • data întocmirii documentului contabil;
  • felul, numărul și data documentului justificativ;
  • sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
  • conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;
  • semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
• Semnătura la documentele întocmite informatic: când documentele sunt întocmite și preluate în contabilitate prin sisteme informatice, semnătura nu constituie element obligatoriu; prin proceduri proprii se stabilesc modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile pct. 11.
• Suportul: documentele pot fi pe suport hârtie sau în format electronic pct. 12.
• Documentul în format electronic: documentul care conține informațiile prevăzute de norme și care a fost emis și primit în format electronic pct. 12.
• Înscrierea datelor: cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin sisteme informatice de prelucrare automată a datelor pct. 13.

• Ce nu este admis: ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise și file lipsă pct. 14.
• Cum se corectează: prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă pct. 14.
• Unde și cum se confirmă: corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, cu menționarea datei corecturii pct. 14.
• Documente la care nu se admit corecturi (cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul): documentul întocmit greșit se anulează și se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv pct. 15.
• Predare-primire de valori materiale și mijloace fixe: la corectare este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului pct. 15.
• Documente completate informatic: corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea lor pct. 16.
• Listele de erori, anulări sau completări: documentele din aceste liste trebuie semnate de persoanele împuternicite de conducerea entității pct. 16.

• Entitățile beneficiare: întocmesc corect și la timp documentele justificative și răspund de realitatea datelor înscrise în ele pct. 17.
• Terții care prelucrează documentele: predau documentele contabile, împreună cu documentele justificative, la termenele din contracte sau convenții civile și răspund de corectitudinea prelucrării datelor pct. 17.
• Contarea: pe documentele justificative se pot indica simbolurile conturilor sintetice și analitice, debitoare și creditoare, conform planului de conturi aplicabil pct. 18.
• Modul de înregistrare: prin sisteme informatice de prelucrare automată a datelor sau manual pct. 19.
• Pe ce bază: pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator cu documente privind operațiuni de aceeași natură și din aceeași perioadă pct. 20.
• Operațiuni fără documente justificative: se înregistrează pe bază de note de contabilitate, care au la bază note justificative sau note de calcul pct. 20.
• Stornările: pe documentul inițial se menționează numărul și data notei de contabilitate de stornare; în nota de stornare se menționează documentul, data și numărul de ordine ale operațiunii stornate pct. 20.
• Cronologic și sistematic: înregistrările se fac cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate, și sistematic, în conturi sintetice și analitice pct. 21.

• Adaptarea modelelor: modelele pot fi adaptate specificului entității, cu respectarea conținutului de informații de la pct. 2 și pct. 10; pot fi pretipărite sau editate informatic pct. 22.
• Numărul de exemplare: se stabilește prin proceduri proprii, după necesitățile entității pct. 22.
• Norme proprii: entitățile pot stabili norme proprii de întocmire și utilizare a documentelor, dacă nu contravin reglementărilor legale pct. 23.
• Întocmire prin prestatori: când documentele sunt întocmite pe bază de contract de prestări de servicii, contractul trebuie să prevadă clauze privind întocmirea și utilizarea formularelor pct. 23.
• Persoana care alocă numerele: persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității desemnează, prin decizie internă scrisă, una sau mai multe persoane cu atribuții de alocare și gestionare a numerelor pct. 24.
• Numărul sau seria: fiecare document are un număr de ordine sau o serie, secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate, ținând cont de gestiuni, puncte de lucru, sucursale pct. 24.
• Proceduri de numerotare: menționează, pentru fiecare exercițiu financiar, numărul sau seria de la care se emite primul document pct. 24.
• Factura: document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice; operațiunile privind factura se efectuează conform Codului fiscal și normelor sale de aplicare pct. 25–26.
• Operațiuni fără obligația de facturare: se înregistrează pe baza contractelor și a documentelor financiar-contabile sau bancare: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate pct. 25.

• Documente originale: operațiunile se înregistrează în contabilitate numai dacă sunt justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit normelor pct. 27.
• Copia: se folosește când, prin reglementări speciale, originalul trebuie păstrat la altă entitate pct. 28.
• Sesizarea: orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente anunță în scris conducătorul entității, în 24 de ore de la constatare pct. 29.
• Procesul-verbal: conducătorul entității dispune încheierea lui în cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării pct. 29.
• Conținutul procesului-verbal pct. 29:
  • datele de identificare a documentelor dispărute;
  • numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
  • data și împrejurările în care s-a constatat lipsa lor.
• Cine semnează procesul-verbal pct. 29:
  • conducătorul entității;
  • conducătorul compartimentului financiar-contabil sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;
  • persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;
  • șeful ierarhic al acesteia, după caz.
• Dispariție din vina conducătorului: măsurile se iau de ceilalți membri ai consiliului de administrație pct. 29.
• Document întocmit într-un singur exemplar: se reconstituie urmând aceleași proceduri ca la original, cu mențiunea în antet că este reconstituit pct. 29.
• Posibilă infracțiune: organele de urmărire penală se înștiințează imediat pct. 30.

• Dosarul de reconstituire: reconstituirea se face pe baza lui și trebuie să conțină pct. 31:
  • sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția;
  • procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
  • dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate;
  • dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituire;
  • o copie a documentelor reconstituite.
• Document emis de altă entitate: îl reconstituie entitatea emitentă, printr-o copie de pe documentul existent la ea, pe care o trimite în cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii pct. 32.
• Mențiunea „DUPLICAT”: documentele reconstituite o poartă obligatoriu și vizibil, cu numărul și data dispoziției de reconstituire pct. 33.
• Valoarea documentelor reconstituite: constituie baza legală pentru înregistrările în contabilitate pct. 33.
• Ce nu se poate reconstitui: documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate pct. 33.
• Termenul de finalizare: maximum 30 de zile de la constatare; în caz de forță majoră, 90 de zile de la constatarea încetării acesteia pct. 34.
• Găsirea originalului: documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează, împreună cu acesta, în dosarul de reconstituire pct. 35.
• Când este obligatorie: pentru documentele pierdute, sustrase sau distruse aflate în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității pct. 35^1.

• Obligația de păstrare: entitățile păstrează în arhiva lor registrele de contabilitate, celelalte documente contabile și documentele justificative pct. 36.
• Locul și suportul: la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic pct. 36.
• Păstrarea pe suport electronic: nu este obligatorie aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică pct. 36.
• Evidență ținută cu programe informatice: documentele se pot păstra pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate în orice moment pct. 36.
• Operatori de servicii arhivistice: documentele pot fi păstrate, pe bază de contract cu titlu oneros, de operatori economici autorizați; răspunderea rămâne la administrator, ordonatorul de credite sau persoana care are obligația gestionării entității pct. 37.
• La control: entitățile prezintă, la cererea organelor abilitate, documentele solicitate pct. 37.
• Termenul de păstrare: registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv statele de salarii pct. 37^1.
• Bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani: documentele care le atestă proveniența se păstrează pe durata de viață utilă a bunurilor pct. 40.
• Încetarea activității societăților: documentele se păstrează conform Legii societăților nr. 31/1990 sau se predau la arhivele statului pct. 41.

Pct. 38 și 39 sunt abrogate din 24 mai 2023.

• Dosarele: documentele pe hârtie se grupează în dosare, numerotate și șnuruite pct. 42.
• Gruparea: cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar pct. 42.
• Spațiile de arhivă: amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii și dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor pct. 42.
• Registrul de evidență: ține evidența documentelor din arhivă, potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996; consemnează dosarele și documentele intrate și mișcarea lor în timp pct. 42.
• Eliminarea din arhivă: documentele cu termen de păstrare expirat se elimină de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entității pct. 43.
• Formalități la eliminare: se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor din Registrul de evidență al arhivei pct. 43.

• Registrele obligatorii: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) și Cartea mare (cod 14-1-3) pct. 44.
• Utilizare și formă: se folosesc în strictă concordanță cu destinația lor; pot fi registre, foi volante sau listări informatice; paginile se numerotează în ordine crescătoare, iar volumele în ordinea completării pct. 44.
• Registrul-jurnal: document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare efectuate de entitate pct. 45.
• Jurnalul auxiliar: document centralizator pentru operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate; stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal pct. 45.
• Registrul-inventar: document contabil obligatoriu în care se înregistrează elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate după natura lor, inventariate de entitate; se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ și de pasiv pct. 46.
• Inventariere pe parcursul anului: în Registrul-inventar se trec soldurile de la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad rulajele ieșirilor până la încheierea exercițiului financiar pct. 46.
• Cartea mare: document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii; stă la baza întocmirii balanței de verificare pct. 47.
• Înlocuirea Cărții mari: poate fi înlocuită cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse; Registrul-jurnal și Cartea mare se editează/listează la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității pct. 45, pct. 47.
• Partida simplă: persoanele fizice cu venituri determinate în sistem real întocmesc Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) și Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) pct. 48; cele care optează pentru partida dublă întocmesc Registrul-jurnal (cod 14-1-1) și Registrul-inventar (cod 14-1-2) pct. 49.

• Definiție: sistemul de registre, formulare și documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică a operațiunilor economico-financiare din exercițiul financiar pct. 50.
• Formele principale la partida dublă: „pe jurnale”, „maestru-șah” și forma combinată „maestru-șah cu jurnale” pct. 51.
• Forma „pe jurnale” folosește: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare, jurnale auxiliare și Balanța de verificare pct. 52.
• Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A): se întocmește pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative; are la bază note justificative sau note de calcul și se înregistrează cronologic în Registrul-jurnal pct. 52.
• Jurnalele auxiliare: pe feluri de operațiuni (casă și bancă, decontări cu furnizorii, salarii); lunar, totalurile lor se înscriu în Registrul-jurnal pct. 52.
• Cartea mare la forma „pe jurnale”: cuprinde toate conturile sintetice, servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor și stă la baza balanței de verificare pct. 52.
• Balanța de verificare: documentul contabil folosit pentru verificarea înregistrării corecte a operațiunilor și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică; este principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situațiile financiare anuale pct. 52.
• Forma „maestru-șah” folosește: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare (șah – cod 14-1-3/a) și Balanța de verificare; pentru contabilitatea analitică se pot întocmi balanțe de verificare analitice pct. 53.
• Forma combinată: pe lângă formularele de la „maestru-șah”, folosește jurnalele auxiliare specifice formei „pe jurnale” pct. 54.

• Sistemul informatic: trebuie să asigure prelucrarea datelor conform reglementărilor contabile, controlul și păstrarea lor pe suporturi tehnice pct. 55.
• Listarea: programele trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor solicitate de organele de control pct. 56.
• La elaborarea și adaptarea programelor se au în vedere pct. 57:
  • cuprinderea reglementărilor în vigoare și posibilitatea de actualizare a procedurilor;
  • protecția împotriva accesului neautorizat și confidențialitatea datelor;
  • tipul de suport pentru păstrarea datelor;
  • soluționarea erorilor de funcționare;
  • verificarea completă sau prin sondaj a procedurilor de prelucrare și a operațiunilor înregistrate;
  • verificarea prin teste de control a programului.

• Concordanța cu legea: rezultatul prelucrărilor trebuie să fie în concordanță strictă cu actele normative (lit. a).
• Fiecare dată într-un document: orice dată înregistrată trebuie să se regăsească într-un document la care au acces beneficiarii și organele de control (lit. c).
• Liste cronologice: listele operațiunilor sunt numerotate în ordine cronologică; sunt interzise inserările, intercalările, eliminările sau adăugările ulterioare (lit. d).
• Solduri și conservare: reluarea automată a soldurilor anterioare și conservarea datelor pe perioada cerută de legea contabilității (lit. e–f).
• Perioadă închisă: nu se permit inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă (lit. h).
• Confidențialitate: parole, cod de identificare pentru acces, copii de siguranță pentru programe și informații (lit. j).
• Listări clare, cu: tipul documentului, denumirea entității, perioada, datarea listărilor, paginarea cronologică, programul informatic și versiunea (lit. k).
• Ce nu trebuie să permită (lit. o):
  • deschiderea a două conturi cu același simbol;
  • modificarea simbolului de cont în care au fost înregistrate date;
  • suprimarea unui cont din exercițiul curent sau precedent, dacă are înregistrări sau sold;
  • editarea a două sau mai multe documente de același tip, cu același număr și conținut diferit, în același exercițiu financiar.
• Suprimarea unui cont: este permisă pentru contul fără înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), automat sau manual (lit. p).

• Contractele de achiziție a programelor: prevăd clauze privind întreținerea și adaptarea produselor și clauze care atestă că programele nu permit utilizatorilor modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor pct. 59.
• Utilizatorul trebuie pct. 60:
  • să se asigure de perenitatea documentației și a versiunilor produsului-program;
  • să organizeze arhivarea datelor și a programelor astfel încât informațiile să poată fi reprocesate;
  • să dețină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program.
• Gestiunea versiunilor: pe perioada neprescrisă se organizează o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor și schimbărilor de sistem informatic pct. 61.
• Schimbarea sistemului: se face o reconciliere între datele arhivate și versiunile noi ale produselor-program și ale echipamentelor de calcul pct. 61.
• Arhivele pe suport magnetic: se actualizează periodic, pentru a asigura accesibilitatea datelor pct. 61.